ניהול ואחזקת מבנים – ממה להיזהר כשלוקחים חברת ניהול?

בכתבה הבאה, נסקור את היתרונות של בחירה בחברת ניהול ואחזקת מבנים ונספק טיפים לבחירה נכונה של חברה שתספק שירות מקצועי ואמין.

הכתבה בשיתוף עם חברת אחזקת מבנים. החברה מספקת מגוון שירותים בהם גם שירותי ניהול משרדים.

ניהול ואחזקת מבנים – חברת אחזקה או ועד בית פנימי?

אחת השאלות המרכזיות שעולה כאשר מחפשים שירותי ניהול ואחזקה היא האם לבחור בחברת ניהול מקצועית או להמשיך עם ועד בית פנימי שמורכב מדיירי הבניין עצמם. לכל אחת מהאפשרויות יתרונות וחסרונות שצריך לקחת בחשבון.

ועד בית פנימי

בבניינים רבים, דיירים מעדיפים להמשיך בניהול פנימי דרך ועד הבית. היתרון הגדול כאן הוא השליטה המלאה של הדיירים על התקציב והפעולות והיכולת לשמור על יחס אישי ותיאום מול שאר הדיירים. עם זאת, ניהול פנימי דורש הרבה זמן, מאמץ והבנה בתפעול מערכות טכניות שונות, ולעיתים קרובות הדבר מוביל לחיכוכים בין דיירים, טעויות בניהול התקציב, והתעלמות מבעיות תפעוליות דחופות.

חברת ניהול ואחזקה

לעומת זאת, בחירה בחברת ניהול ואחזקה מקצועית פותרת את הדיירים מהצורך בניהול השוטף, ומביאה איתה יתרונות כמו מיומנות מקצועית, זמינות מתמדת וידע בטיפול בבעיות טכניות מורכבות. חברת הניהול דואגת לניקיון, תחזוקה של המערכות הטכניות, טיפול בתקלות, תחזוקת גינות, ניהול כספי ועוד. היתרון העיקרי הוא שהחברה יכולה לפעול ביעילות ולהתמודד עם תקלות באופן מהיר ומקצועי.

עם זאת, ישנם גם חסרונות בבחירה בחברה חיצונית – בעיקר כאשר לא בוחרים נכון. דיירים עשויים להיתקל בחברות ניהול לא מקצועיות, חוסר שקיפות בנוגע לעלויות ולעבודות שמבוצעות, ואף חוסר זמינות במקרה של תקלות דחופות. לכן חשוב לבחור חברת ניהול בצורה מושכלת ומדויקת.

איך להימנע מניהול כושל של חברת ניהול ואחזקת מבנים?

כדי להימנע מניהול כושל של חברת ניהול ואחזקה, ישנם מספר עקרונות חשובים שמומלץ לשים עליהם דגש:

1. בדיקת רקע והמלצות

לפני שמתחילים לעבוד עם חברת ניהול, חשוב לבדוק את הרקע שלה, לברר אם היא פועלת בצורה חוקית ולדרוש לראות רישיון מתאים. בנוסף, כדאי לחפש המלצות מלקוחות קודמים ולהתרשם מניסיונם עם החברה. ביקורות חיוביות רבות או המלצות מצד אנשים אמינים יכולים להיות סימן לכך שמדובר בחברה מקצועית.

2. שקיפות פיננסית

אחד האתגרים בניהול מבנים דרך חברות ניהול הוא היעדר שקיפות בנוגע להוצאות וגביית כספים. חשוב לוודא שהחברה מספקת דיווחים שוטפים וברורים על תקציב הניהול, ועל ההוצאות החודשיות והשנתיות..

3. חוזה מפורט וברור

בעת בחירת חברת ניהול, החתימה על חוזה היא שלב קריטי. יש לוודא כי החוזה מכיל פירוט מלא של השירותים שיינתנו, עלויות ועוד. יש לקרוא בעיון את תנאי החוזה ולוודא שכל הסעיפים ברורים.

4. בדיקת זמינות ושירות לקוחות

שירות הלקוחות של חברת הניהול הוא מרכיב חיוני בהצלחת העבודה המשותפת. יש לוודא כי החברה מספקת שירות לקוחות זמין ויעיל, שיהיה אפשר להיעזר בו כשיידרש.

5. תחזוקה שוטפת ואיכות העבודה

יש לבדוק באיזו תדירות החברה מבצעת ביקורות שוטפות ותחזוקה מונעת בבניינים. תחזוקה מתמדת חשובה למניעת תקלות גדולות בעתיד ולשמירה על הבניין במצב תקין.

ניהול ואחזקת מבנים – טיפים נוספים לבחירת חברת ניהול

מעבר לנקודות שהוזכרו לעיל, קיימים כמה טיפים נוספים שיכולים לעזור בבחירת חברת ניהול מתאימה:

1. תיאום ציפיות מול הדיירים

לפני בחירת החברה, חשוב לבצע תיאום ציפיות עם כלל הדיירים בבניין. לכל בניין ישנם צרכים ייחודיים, ורצוי שהבחירה תתבצע בהסכמה רחבה ככל האפשר. יש לקבוע פגישה עם כל הדיירים כדי לדון בצרכים ובדרישות מהחברה, כך שכל הדיירים יהיו חלק מקבלת ההחלטות.

2. תיק העבודות של החברה

חברות ניהול רבות מציגות תיקי עבודות או רשימות של בניינים שהן מתחזקות. יש לבקש לראות בניינים שהחברה מנהלת, ואם אפשר, לגשת לבניינים עצמם כדי להתרשם מהתחזוקה ומהניהול.

3. השוואת מחירים

כמובן שעלות השירות היא מרכיב חשוב בבחירה, אך חשוב להיזהר מהצעות מחיר נמוכות במיוחד. מחיר זול יכול להצביע על רמת שירות נמוכה, על היעדר תחזוקה שוטפת או על חוסר יכולת לטפל בבעיות דחופות. יש לבצע השוואה בין הצעות מחיר שונות ולבחור את זו שמעניקה את התמורה הטובה ביותר לכסף.

4. מעקב אחרי ביצועים

לאחר בחירת החברה, חשוב להמשיך לעקוב אחרי ביצועי החברה והשירות שהיא מעניקה.
אם מתעוררות בעיות או תקלות, יש לתעד אותן ולוודא שהחברה מטפלת בהן בצורה מהירה ויעילה. חשוב להיות בקשר עם נציגי החברה ולדאוג לכך שהשירות יעמוד בדרישות ובסטנדרטים שסוכמו.